O estudo Panorama do Contas a Pagar, da Qive, que analisou 226 milhões de notas fiscais emitidas no primeiro semestre de 2026, identificou que 40,7% dos 337,3 mil CNPJs do Regime Normal avaliados não apresentaram adesão total aos novos campos do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), ou seja, menos de 90% das NFe que foram emitidas no semestre traziam os campos preenchidos. Apesar de 85,4% das NFe emitidas por empresas do Regime Normal trazerem os novos campos em todos os itens, a adequação está concentrada em parte dos emissores.

O cenário reforça a necessidade de as empresas revisarem seus processos fiscais durante o período de transição. Inconsistências nas notas emitidas por fornecedores podem gerar divergências de informações, retrabalho e dificuldades na gestão dos créditos tributários, com reflexos no planejamento financeiro e no controle do fluxo de caixa.

"Quem errar em 2026 e corrigir os erros em 2026 não vai sofrer nenhuma penalidade por isso e vai chegar a 2027 mais preparado", afirma Luis Felipe Arellano, secretário municipal da Fazenda de São Paulo e primeiro vice-presidente do Comitê Gestor do IBS, durante o Qive Conecta, realizado em 23 de setembro, em São Paulo. Segundo ele, "a partir de 2027, o jogo começa a ser jogado de verdade".

Com a implementação da Reforma Tributária, a qualidade das informações presentes nos documentos fiscais ganha ainda mais relevância. O preenchimento correto dos novos campos será fundamental para garantir a consistência dos registros e reduzir divergências nos processos de apuração dos tributos.

A adequação, no entanto, não se limita à inclusão dos campos exigidos pela nova legislação. Também é necessário verificar se os dados estão corretos, desde o cadastro de produtos e fornecedores até a emissão, o recebimento e o processamento das notas fiscais.

"A Reforma Tributária vai muito além de uma simples alteração de alíquotas. Trata-se de um novo paradigma. Com a Apuração Assistida, o XML ganha valor de confissão de dívida. Na Apuração, o que vale é aquilo que está declarado no XML, e não a interpretação da empresa", explica Thiago Ribeiro, Gerente de Produtos da Qive.

Nesse contexto, a tecnologia pode ajudar a identificar inconsistências, padronizar informações e ampliar a visibilidade sobre os documentos fiscais que circulam entre empresas e fornecedores. A revisão preventiva desses dados tende a reduzir a necessidade de correções posteriores e a apoiar a adaptação aos novos procedimentos.

Reflexos no caixa e nas margens das empresas

Os efeitos da mudança vão além do departamento tributário e envolvem também as áreas de compras, financeira e tesouraria. Informações fiscais incorretas podem dificultar a gestão dos créditos, comprometer a previsibilidade dos custos e aumentar o volume de atividades manuais necessárias para corrigir divergências.

Por isso, a preparação para a Reforma Tributária exige maior integração entre as áreas e o uso de informações confiáveis para orientar decisões de compras, pagamentos e planejamento financeiro.

"O grande desafio dos CFOs para 2027 é fazer a conta exata de débitos e créditos com dados confiáveis, sabendo quais fornecedores já estão prontos, quais ainda não estão e quais são do Simples. É isso que sustenta a previsibilidade do fluxo de caixa", afirma Daniel Paschino, CFO da Qive.

Nesse processo, o contas a pagar também assume um papel estratégico. A validação dos documentos fiscais antes da liquidação das faturas ajuda a identificar divergências e a evitar que erros de origem avancem nas etapas seguintes do processo financeiro.

A necessidade de integrar os setores fiscal, de compras e financeiro também foi discutida durante o evento Qive Conecta. Em painel dedicado à relação entre tributos e resultados de negócios, executivos destacaram a importância de tratar a Reforma Tributária como uma transformação que envolve toda a operação das empresas, e não apenas o departamento fiscal.

A revisão de cadastros de produtos e parceiros comerciais, a padronização das informações e o uso de tecnologia para identificar inconsistências foram apontados como medidas importantes para reduzir riscos e preparar as organizações para as novas exigências.

A preparação para a nova estrutura tributária, portanto, passa pela revisão de processos, pela qualidade dos dados e pela colaboração entre diferentes áreas. Em janeiro de 2027, a previsão é que a CBS passe a ser cobrada e empresas do Simples Nacional e MEI passem a ser obrigadas a preencher os novos campos.